Durabilité : gouvernance et reporting

Le groupe Elia souhaite établir des relations de confiance avec ses stakeholders. Différents organes ont été créés afin de s’assurer que nos pratiques en matière de gouvernance d’entreprise répondent aux normes les plus strictes. Ils sont exposés plus en détail sur notre  page web consacrée aux organes de gestion. Pour en apprendre davantage, rendez-vous sur notre page gouvernance d’entreprise. Nous poursuivons également les objectifs suivants :

• Adopter les bonnes pratiques internationales afin de servir les intérêts à long terme de nos stakeholders. Notre équipe de direction et ses fonctions de contrôle sont dès lors dissociées des membres de notre conseil d’administration (qui sont élus) ainsi que de nos comités d’audit et de rémunération au sein du conseil de surveillance.
• Adopter une perspective stratégique en matière de durabilité à travers la mise en place d’ambitions à long terme. La rémunération de la direction est donc liée aux performances du Groupe quant aux objectifs de durabilité. 
• Disposer de contrôles internes et d’audits externes efficaces qui mènent à des actions rapides. Nous voulons ancrer fermement les pratiques de gouvernance d’entreprise dans la structure de notre organisation afin de nous assurer d’appliquer les codes et normes appropriés.
  
   

Indice de gouvernance ESG

Pour nous assurer que la durabilité demeure l’un de nos principaux points d’attention et soit prise en compte dans toutes nos décisions, nous devons favoriser une mentalité et des comportements durables. C’est pourquoi nous voulons :

• Définir clairement les comportements attendus de notre personnel et appliquer une tolérance zéro en matière d’infraction éthique. L’intégrité et l’éthique sont des aspects clés de nos interactions. À travers notre code éthique, nous avons défini ce qui est considéré comme étant une conduite éthique correcte et nous avons stipulé un certain nombre de principes pour éviter les infractions éthiques et les conflits d’intérêts.
• Créer une culture basée sur l’ouverture et les procédures simples. À travers son programme de culture interne, le groupe Elia a défini six comportements que tous les collaborateurs devraient incarner et appliquer dans leur travail. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre rapport annuel.
• Conserver notre indépendance vis-à-vis de toute activité politique ou religieuse.
• Faire preuve de la plus haute intégrité vis-à-vis de nos contractants et fournisseurs. Le groupe Elia se conforme normes sociales dans la chaîne d’approvisionnement. C’est pourquoi Elia et 50Hertz sont non seulement membres du Pacte mondial des Nations unies, mais adhèrent également aux normes de travail fondamentales de l’Organisation internationale du Travail (OIT).

Le code éthique du groupe Elia comprend des valeurs, des normes et des règles que nous souhaitons respecter dans la relation avec nos stakeholders : les clients, les fournisseurs, les actionnaires, la communauté et nos collaborateurs.

Le groupe Elia s'impose des exigences strictes en matière de franchise et d'intégrité et applique une tolérance zéro quant aux actes illicites. Conformément à la direction européenne relative aux lanceurs d’alerte, le groupe Elia a mis en place un outil de signalement : EthicsAlert. Cet outil peut être utilisé pour notifier l’entreprise, anonymement ou non, de toute violation d’une quelconque loi ou réglementation en vigueur ou du code éthique du groupe Elia.

Le groupe Elia s’engage à prendre au sérieux chaque cas de violation de l’intégrité.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Pour qui ?

• Les stakeholders qui ont eu connaissance d’informations dans un contexte professionnel, comme les stagiaires, les (anciens) collaborateurs, les candidats à un poste, les indépendants, les entrepreneurs, les sous-traitants, les clients, les fournisseurs, etc.

Quoi ?

• Violations de l’intégrité de la législation applicable relative aux aspects suivants:
  • marchés publics ;
  • protection de l’environnement ;
  • santé publique ;
  • protection des consommateurs ;
  • protection de la vie privée, données à caractère personnel et sécurité du réseau et des systèmes d’information ;
  • fraude fiscale et sociale ;
  • concurrence.
• Toute possible violation d'éléments professionnels du code éthique du groupe Elia et des politiques qui en découlent.

La liste complète est disponible dans la Politique en matière de signalement du Groupe Elia.

Comment ?
(Anonymement) via l’outil de reporting EthicsAlert

Quelles sont les garanties ?

• Traitement professionnel de chaque notification envoyée via EthicsAlert
  Chaque signalement envoyé sera traité avec sérieux et dans un délai raisonnable.
• Confidentialité
  Toutes les notifications sont traitées en toute discrétion par des personnes tenues au secret.
• Absence de représailles
  Les personnes qui envoient des notifications sont protégées de toute sanction et/ou de tout traitement inéquitable résultant d’un signalement.

En raison de leur statut légal de gestionnaires de réseau de transport d’électricité, Elia et 50Hertz sont soumises à un grand nombre de prescriptions légales et régulatoires dans leur pays respectif. Afin de garantir la conformité vis-à-vis des règles externes et internes, nous :

• Veillons à nous conformer à toutes les dispositions régulatoires et réglementations internes.
• Luttons contre toute forme de fraude ou d’abus. Nous offrons régulièrement une formation sur les bases en matière d’achat, de lutte contre la corruption et de comportement conforme à chaque collaborateur impliqué dans les processus financiers et d’achat. Depuis 2018, Elia a mis en place une politique qui réglemente le point de contact externe pour les violations de l’intégrité professionnelle via un système de signalement externe. Si un collaborateur interne ou un stakeholder externe signale anonymement une infraction supposée de l’intégrité, un comité interne est immédiatement convoqué pour traiter le dossier et, le cas échéant, prendre des mesures internes. Le comité rend compte à la direction d’Elia chaque année et, si nécessaire, sur une base ad hoc. Aucune violation de loi n’est tolérée, tant en interne qu’à l’externe. Toute infraction est sévèrement sanctionnée.
• Détectons les problèmes de conformité à un stade précoce et mettons rapidement en place des actions correctives. Le groupe Elia a élaboré un programme d’engagement approuvé par le comité de gouvernance d’entreprise. Toute violation des codes de l’entreprise peut être signalée au Compliance Officer, qui les traitera de manière objective et confidentielle. Le Compliance Officer fait rapport annuellement aux organes de régulation à ce propos.

Indice de conformité

Outre l’indice de gouvernance ESG, un indice de conformité, qui nous guide dans l’introduction des mesures appropriées pour garantir le respect de toutes les exigences légales et réglementaires pertinentes, a été créé. L’indice consolide les exigences clés nécessaires pour garantir que nous respectons non seulement toutes les exigences réglementaires pertinentes, mais aussi que nous empêchons tout type de fraude ou d’abus, détectons les problèmes de conformité à un stade précoce et mettons en œuvre des mesures correctives rapides.

L’indice de conformité inclut les engagements suivants :

Nous nous sommes toujours attelés à être ouverts et transparents. C’est pourquoi nous développons en permanence nos processus de reporting externes et continuerons à le faire afin de mieux refléter nos contributions et impacts positifs pour la communauté, dans le cadre du rôle important que nous assurons à son égard. À cette fin, nous nous sommes engagés à :

• Offrir des informations complètes, équitables, précises, compréhensibles et en temps opportun. Nous disposons pour ce faire d’une équipe responsable de la transparence et nous respectons les exigences liées à la publication de données. Nous sommes par ailleurs inscrits au registre de transparence de l’UE.
• Mener notre reporting conformément aux normes reconnues internationalement. Nous nous basons actuellement sur les normes GRI pour la diffusion de nos rapports annuels et souhaitons développer notre approche conformément aux meilleures pratiques internationales.
• Communiquer de manière proactive avec nos stakeholders. Pour la préparation de tous nos projets d’extension du réseau, nous donnons la priorité à l’information, à l’écoute et au dialogue constructif avec les riverains impactés par notre infrastructure. Pour en savoir plus, visitez notre  page web consacrée aux stakeholders.

Subornation et corruption

Dans le cadre de notre code éthique, nous avons défini une politique relative à la subornation. Le code éthique souligne ce que nous considérons comme de la subornation et de la corruption. Il stipule expressément que le groupe Elia interdit la corruption sous quelque forme que ce soit, ainsi que l’utilisation abusive d’informations privilégiées et la manipulation du marché. Le groupe Elia et son personnel n’acceptent aucun cadeau ou activité de divertissements en vue d’obtenir un avantage concurrentiel. Les paiements de facilitation ne sont pas non plus autorisés par le groupe Elia. L’utilisation de cadeaux ou de divertissements déguisés en dons de bienfaisance constitue également une violation de notre code éthique. Elia se concentre en outre sur la sensibilisation de ses collaborateurs. Des formations leurs permettent de reconnaître les comportements ou incidents où il peut être question de subornation ou de corruption. Ils reçoivent également des informations sur la manière d’accéder à l’environnement sûr et anonyme permettant de signaler tout cas constaté (via notre système de signalement).